一般事務は、人気のある職種の一つです。一般事務は初めてという方はもちろん、経験がある方も、正社員転職を考えるにあたって、何かしら不安はあるかと思います。
「具体的な仕事内容がよく分からない」「どんな人が向いているの？」「転職活動をするときのポイントは？」
この記事では、そういった不安を解決し、転職活動に少しでも役立つ内容をご紹介していきたいと思います。
一般事務の仕事内容とは
一般事務の仕事内容は、多岐に渡ります。企業によって、担当する業務は様々です。
例えば、電話の応対をしたり、受付で来客の対応をしたり、来客にお茶を出したりといった、お客様に対する業務があります。
また、書類作成も一般事務の業務の一つです。仕事を受注するときには、見積書・納品書・請求書などを作成します。仕事を発注するときには、発注書・注文書・契約書などを作成します。社内で必要とされる書類を作ることもあります。例を挙げれば、会議資料・プレゼン資料・連絡文書・勤怠や使用許可等に関する各種申請書類などです。
さらに、備品管理をすることもあります。各部署から依頼された事務用品を注文したり、備品の在庫を調べたりといった業務を行います。
企業によっては、買い出しに行くのも一般事務の仕事です。切手や収入印紙、トイレットペーパー、社内イベントで使用するものなど、企業の規模や業種によって、実に様々なものを買いに行く必要があります。
このように、一般事務の守備範囲はとても広いです。ここには書ききれなかった業務も数多く存在します。雑多な仕事ばかりと思うかもしれませんが、誰かがやらなければ回っていかないことばかりです。一般事務の正社員転職を考えるなら、こうしたポイントもしっかり踏まえておきましょう。
一般事務が向いている人は？
一般事務の仕事内容は様々ですので、基礎的なビジネスマナーが身についている人が向いています。電話応対の仕方や、来客との名刺交換の仕方、お茶の出し方などは覚えておくにこしたことはありません。
また、書類作成はパソコンを使って行うことが多いため、ワードやエクセルなどはある程度扱える能力があるといいです。書類は、営業担当者や上司などから頼まれて作ることがよくありますので、相手が求めている内容を正しく理解する必要があります。そのため、コミュニケーション能力が必要不可欠です。
この他に、一般事務に向いている人の資質として挙げられるのは、同時に複数のことができる能力です。例えば、書類を作っている最中に電話が鳴れば、作成の手を止めて電話に出なくてはいけませんし、電話が終わったところで他の部署の人から何か用を頼まれてしばらく別の業務をしなくてはならないということもあります。自分がやりかけていた書類作成の仕事に戻れるのは数時間後なんてこともあったりします。このように、電話や来客、他部署からの依頼など複数の業務が常に入り混じるのが一般事務です。多くの仕事が入り混じることで、業務の優先順位もころころと目まぐるしく変わります。複数のことを並行して進められる人には向いている仕事です。
ビジネスマナー、パソコンスキル、コミュニケーション能力、同時進行能力、これらのポイントを満たす人は、一般事務として通用する可能性が高いと言えるでしょう。もし、こうしたスキルに不安を感じているようであれば、正社員転職の前に専門スクールなどに通っておくのも一つの手でしょう。
転職活動をするときのポイントは？
一般事務の正社員転職を目指すなら、志望動機を明確にすることが大事なポイントです。一般事務を志望する人は多い傾向にありますので、他の志願者ではなく自分を採用してもらえるように志望理由をきちんと用意しましょう。その企業を選んだ理由、その企業に入社した場合に今までの経験から活かせること、自分を採用すればこんなことに役に立つといった内容を書くといいです。
一般事務は企業によって仕事内容が異なりますので、これまでの経験が必ずしも活かせるとは限りませんが、先に述べたビジネスマナー、パソコンスキル、コミュニケーション能力、同時進行能力はどんな企業でも必要になってくると思いますので、そういった能力が高いことをアピールすればよい評価につながるかもしれません。そうしたスキルを客観的に証明するために、各種資格試験を受けておくのもいいでしょう。履歴書の免許・資格欄にそういった資格を記入しておけば、他の志願者と差をつけることにつながります。採用担当者の目を引きやすい履歴書を作ることも、転職活動をするうえでは重要なポイントです。
自分の能力を存分に発揮できる職場に出会えるよう、履歴書は丹精を込めて作成しましょう。
一般事務の正社員転職を目指すときに考えるといいこと
一般事務の仕事内容は多岐に渡ります。電話・来客対応や書類作成など多くの種類がありますが、誰かがやらなければ企業の業務が回っていかないため、縁の下の力持ちと言える職種です。ビジネスマナー、パソコンスキル、コミュニケーション能力、同時進行能力がある人に向いている職業です。正社員転職を考える際には、こうしたポイントを踏まえ、明確な志望動機を用意するようにしましょう。